UBO-gegevens na een aandelenwijziging: controleer meer dan de namen

Controleer eerst of deze UBO-route bij de bv past

UBO staat voor uiteindelijk belanghebbende. Volgens de officiële overheidsuitleg gaat het om de personen die uiteindelijk eigenaar zijn of over een organisatie mogen beslissen. Ondernemersplein noemt niet-beursgenoteerde bv’s bij de organisaties die UBO’s moeten registreren, maar noemt ook uitzonderingen, waaronder beursgenoteerde vennootschappen en hun honderdprocentdochters. Stel daarom eerst vast voor welke concrete rechtspersoon u de controle doet en of een uitzondering speelt.

Een verandering bij een aandeelhouder, holding of bestuurder is een reden om de gevolgen voor de eigen bv te onderzoeken, geen bewijs dat in elk register precies dezelfde persoon moet worden toegevoegd. Houd de bv waarover u opgave doet en de personen achter die bv herkenbaar uit elkaar. Deze gids behandelt de UBO-controle na een wijziging en vervangt de juridische voorbereiding van een aandelenoverdracht niet. Leg bij twijfel over de structuur de akten en afspraken aan een notaris of ondernemingsrechtadvocaat voor.

Maak een vergelijking van vóór en na de wijziging

Verzamel de gegevens waarmee de bestaande registratie is onderbouwd en leg de nieuwe situatie ernaast. Noteer per betrokken persoon welk belang eerst bestond, wat er is veranderd en op welke datum dat volgens de stukken geldt. Controleer ook of iemand helemaal geen UBO meer is, of dat alleen het type of de omvang van het belang wijzigt. Ondernemersplein noemt juist het groter of kleiner worden van een belang als reden om de gegevens aan te passen.

De hoofdstelling van dit artikel is dat een UBO-controle een vergelijking van de feitelijke en juridische belangen moet zijn, geen controle van alleen een namenlijst. Het tegenargument dat dezelfde twee personen in beeld blijven en dus niets hoeft te gebeuren, is begrijpelijk maar onvolledig. Een verdeling van zestig en veertig procent kan bijvoorbeeld omdraaien zonder dat de namen veranderen. Dan moet nog steeds worden onderzocht of de geregistreerde omvang van de belangen klopt.

Aandelen, stemrecht en economisch belang vallen niet altijd samen

KVK beschrijft voor de bv verschillende belangen: meer dan vijfentwintig procent van de aandelen, meer dan vijfentwintig procent van de stemmen, meer dan vijfentwintig procent economisch belang en zeggenschap op een andere manier. De drempel in de eerste drie categorieën is meer dan vijfentwintig procent. Precies vijfentwintig procent is dus niet hetzelfde als méér dan die drempel; dat betekent echter niet dat onderzoek naar andere zeggenschap overbodig wordt.

Bekijk de statuten en aanvullende afspraken. KVK vermeldt dat stemrechten vaak met het aantal aandelen samenhangen, maar dat bijvoorbeeld aan een aandeel meer dan één stem kan zijn verbonden. Economisch belang kan volgens KVK uit winstafspraken of certificaten volgen. Gebruik bij meerdere toepasselijke belangen de volgorde uit de officiële KVK-checklist om de opgave voor te bereiden. Trek niet uit alleen het gewone aandelenpercentage de conclusie dat u alle relevante personen heeft gevonden.

Controleer ook de categorie waarin de omvang valt

Voor aandeelhouderschap, stemrecht en economisch belang noemt KVK drie omvangscategorieën: meer dan 25% tot en met 50%, meer dan 50% tot en met 75%, en meer dan 75% tot en met 100%. Leg naast het exacte percentage ook vast welke categorie daarbij hoort. Dat maakt zichtbaar waarom een persoon UBO kan blijven terwijl de opgave toch moet worden bijgewerkt.

Let op de grenzen. Een belang van vijftig procent hoort bij de eerste categorie; een belang daarboven bij de tweede, zolang het niet boven vijfenzeventig procent komt. Gebruik de berekening en stukken die bij het werkelijk onderzochte belang horen. Een aandeelhouderslijst is niet automatisch een overzicht van alle stemafspraken of winstrechten. Als de gegevens elkaar tegenspreken, laat eerst uitzoeken wat rechtsgeldig is gewijzigd in plaats van een percentage te kiezen dat het gemakkelijkst in de opgave past.

Een holding of STAK vraagt een leesbare onderbouwing

Een rechtspersoon kan volgens de KVK-documentenuitleg nooit zelf UBO zijn: uiteindelijk moet een mens worden aangewezen. Als tussen de bv en de betrokken personen andere rechtspersonen staan, is alleen de naam van die tussenschakel daarom geen afgeronde UBO-analyse. KVK vraagt bij een opgave voor een werkmaatschappij ook een organogram om de positie van de UBO duidelijk te maken.

Voor een STAK verwijst KVK naar onder meer de statuten, administratievoorwaarden en certificaathoudersovereenkomst. Daarbij moet ook worden gekeken naar feitelijke zeggenschap. Vermeld in uw werkoverzicht welke documenten u heeft gelezen en welke vraag nog openstaat. Deze gids geeft geen algemene rekenformule waarmee u iedere keten van holdings, afwijkende aandelen of certificaten kunt oplossen. Bij zulke structuren helpt een specialist te bepalen welke natuurlijke personen en belangen voor juist deze bv moeten worden opgegeven.

Vul bestuurders niet als gemakkelijke vervanging in

KVK behandelt hoger leidinggevenden, ook pseudo-UBO’s genoemd, pas nadat is onderzocht of de eerdere categorieën van belangen gelden. Volgens die uitleg gaat het dan om de mensen die als statutair bestuurder van de organisatie in het Handelsregister staan. Zij worden in die situatie geregistreerd vanwege hun bestuursrol en niet vanwege een vastgesteld aandelenbelang.

Gebruik deze route dus niet als oplossing voor ontbrekende stukken over een aandeelhouder. Noteer eerst wat het onderzoek naar aandelen, stemmen, economische belangen en feitelijke zeggenschap oplevert. Ook een bestuurswisseling vraagt een afzonderlijke controle wanneer bestuurders op deze grond als UBO zijn geregistreerd. Voor het besluit tot benoeming, aanvaarding en bestuursregistratie leest u onze uitleg over een bestuurder benoemen; een juiste benoeming beantwoordt niet zelfstandig iedere UBO-vraag.

Bewaak de geldigheidsdatum en de termijn voor doorgeven

KVK vermeldt dat wijzigingen in UBO-gegevens binnen zeven dagen nadat zij geldig zijn geworden in een UBO-opgave moeten worden doorgegeven. Is iemand geen UBO meer, dan moet dit volgens dezelfde pagina eveneens binnen zeven dagen worden gemeld. Controleer bij uitschrijving ook of andere UBO’s moeten worden ingeschreven. Een afgeronde uitschrijving van één persoon zegt immers nog niet dat de nieuwe situatie volledig is weergegeven.

Zet daarom de relevante datum uit de wijzigingsstukken en de benodigde actie expliciet in uw werkoverzicht. Gebruik niet zonder onderzoek de datum van een eerste gesprek, een concept of de dag waarop iemand de administratie bijwerkt. Bespreek bij onduidelijkheid met de notaris of adviseur op welke datum de verandering geldig is geworden. Spreek vooraf af wie de opgave voorbereidt, wie haar kan indienen en wie opvolgt of zij werkelijk is verzonden; een afspraak dat iemand ernaar kijkt is geen bewijs van indiening.

Verzamel passend bewijs en controleer de verwerking

Voor het onderbouwen van aandeelhouderschap noemt KVK bijvoorbeeld het aandeelhoudersregister, de oprichtingsakte of het relevante deel van een notariële akte. Voor stemrecht noemt KVK ook statuten en de aandeelhoudersovereenkomst. Laat het gekozen document zien welk belang u bedoelt en welke omvang daarbij hoort. Alleen een documenttitel in een map is onvoldoende als de betreffende afspraak op een ontbrekende bijlage staat.

Let op het verschil tussen een nieuwe UBO inschrijven en gegevens van een bestaande UBO wijzigen of die persoon uitschrijven. De KVK-documentenpagina vermeldt dat bij wijzigen of uitschrijven geen nieuwe kopie van het identiteitsbewijs van de UBO hoeft te worden toegevoegd; andere benodigde persoonsgegevens blijven wel relevant. Volg voor nieuwe inschrijvingen de actuele officiële instructies en gebruik de daarvoor bedoelde opgave. Verspreid identiteitsdocumenten en persoonlijke gegevens niet in een brede interne mailwisseling als dat voor de voorbereiding niet nodig is.

Ondernemersplein vermeldt dat de tekenbevoegde van de organisatie of een notaris de inschrijving kan doen. Leg concreet vast wie dit oppakt. Bewaar de ontvangstbevestiging, maar onderscheid die van het bericht dat de opgave is verwerkt. KVK beschrijft zowel een ontvangstbevestiging bij online opgave als bericht na verwerking. Een UBO of iemand die wijzigingen voor de organisatie mag doen, kan de gegevens volgens KVK ook in Mijn KVK controleren. Controleer bij vragen de betreffende registratie; de ontvangst van een upload bewijst nog niet dat alle gegevens juist verwerkt zijn.

Fictief voorbeeld: dezelfde namen, andere omvang

Fictief voorbeeld: Elise heeft rechtstreeks zestig procent en Daan veertig procent van de gewone aandelen in een bv. Zij zijn op grond van die aandelen als UBO geregistreerd. Na een overdracht is de verdeling andersom: Elise houdt veertig procent en Daan zestig procent. Voor dit voorbeeld zijn er geen afwijkende stem- of winstrechten en geen andere personen met feitelijke zeggenschap. De twee namen in de UBO-registratie lijken daardoor op het eerste gezicht nog steeds juist.

Toch vergelijken zij de geregistreerde omvang met de nieuwe stukken. Elise gaat van de categorie boven vijftig tot en met vijfenzeventig procent naar de categorie boven vijfentwintig tot en met vijftig procent. Bij Daan gebeurt het omgekeerde. Zij laten vaststellen op welke datum de wijziging geldig is geworden, spreken af wie de opgave doet en bewaren de bevestigingen. Het voorbeeld laat alleen zien waarom een controle van namen tekortschiet. Het is geen echte transactie en biedt geen oplossing voor een structuur met holdings, certificaten of afwijkende zeggenschap.

Checklist: sluit af met een onderbouwde actuele registratie

Een bruikbaar dossier verbindt de wijzigingsstukken met de gekozen UBO’s, de opgegeven belangen en het resultaat van de opgave. Laat onduidelijke verhoudingen beoordelen en bewaar de uitleg waarop u de keuze baseert. Deze checklist is voorbereiding en opvolging, geen verklaring dat iedere UBO-vraag of verantwoordelijkheid met een ingevuld formulier is opgelost.

• Controleer voor welke bv de registratieplicht en eventuele uitzondering worden onderzocht.
• Leg per persoon de oude en nieuwe belangen en de bijbehorende stukken naast elkaar.
• Onderzoek aandelen, stemrecht, economisch belang en eventuele feitelijke zeggenschap afzonderlijk.
• Controleer de omvangscategorie en gebruik de volgorde uit de actuele KVK-checklist.
• Maak een holding- of STAK-structuur leesbaar en laat onduidelijke verhoudingen beoordelen.
• Noteer de geldigheidsdatum en bewaak de termijn voor de benodigde wijzigingen.
• Spreek af wie bevoegd indient en bewaar ontvangst- en verwerkingsberichten afzonderlijk.
• Controleer de verwerkte registratie en bewaar alleen de voor het dossier nodige gegevens.