Zakelijke factuur niet betaald: wanneer schakelt u een advocaat in?

1. Controleer de juiste schuldenaar en opdracht

Vergelijk de naam op offerte, opdrachtbevestiging en factuur. Is de klant een bv, een vof of een eenmanszaak? Een handelsnaam kan bij een andere juridische partij horen dan de persoon met wie u mailde. Noteer ook of een contactpersoon namens een ander bestelde. Een incassodossier tegen de verkeerde partij kost tijd en kan extra kosten veroorzaken.

Bewaar de aanvaarde offerte, bestelbevestiging en later overeengekomen wijzigingen. Alleen een zelf gemaakte factuur toont niet altijd aan dat de klant het gefactureerde werk heeft besteld. Voeg afleverinformatie, urenverantwoording, opleveringsberichten en correspondentie over goedkeuring toe. Heeft u een deel van het bedrag al ontvangen, vermeld dan op welke facturen u die betaling heeft geboekt.

Officiële toelichting: Officiële toelichting.

2. Stel opeisbaarheid en de betalingstermijn vast

Controleer welke betaaltermijn daadwerkelijk is overeengekomen en wanneer de factuur is ontvangen. Ondernemersplein noemt bij zakelijke overeenkomsten zonder afgesproken termijn een uitgangspunt van dertig dagen. Voor grootbedrijven die aan het mkb betalen gelden bijzondere regels. Een door u later op de factuur gezette termijn is niet zonder meer hetzelfde als een vooraf gemaakte overeenkomst.

Maak een tabel met factuurdatum, ontvangstdatum, vervaldatum, betalingen en openstaand bedrag. Zet een klacht over de prestatie ernaast in plaats van die te negeren. Laat bij verschillende contracten beoordelen of alle facturen al opeisbaar zijn. Een herinnering voor nog niet verschuldigd werk kan de discussie vergroten zonder dat betaling daarmee dichterbij komt.

3. Scheid betalingsonmacht van een inhoudelijk geschil

Vraag concreet waarom de klant niet betaalt. Een administratieve fout, tijdelijke liquiditeitskrapte en een betwiste levering vragen verschillende reacties. Bevestig telefonisch gemaakte afspraken daarna schriftelijk. Als de klant zegt dat het werk ondeugdelijk was, vraag welke onderdelen worden bedoeld en wanneer daarover eerder is geklaagd. Behandel die reactie als mogelijke verweergrond en niet uitsluitend als vertragingstactiek.

Maak zichtbaar welk bedrag de klant erkent en welk bedrag wordt betwist. Verzamel zijn bewijs en uw reactie daarop. Bij een tegenvordering of beroep op verrekening kan een incassozaak uitgroeien tot een inhoudelijke contractprocedure. Geef uw adviseur daarom de hele correspondentie, inclusief e-mails die uw positie minder sterk maken. Een onvolledig dossier kan leiden tot een verkeerde inschatting van kansen en kosten.

Lees voor deze vervolgvraag Zakelijk verrekenen: mag u een tegenvordering van een factuur aftrekken?.

4. Stuur een gerichte betalingsvraag met correcte bijlagen

Een bruikbare aanmaning vermeldt de partijen, het contract, de facturen, het nog openstaande bedrag en de gevraagde betaling. Voeg ontbrekende stukken toe als de klant die redelijkerwijs nodig heeft om de factuur te beoordelen. Meld hoe hij concreet kan reageren op een fout. Gebruik een controleerbaar verzendkanaal en bewaar de verzonden versie met bijlagen.

Voor zakelijke klanten geldt niet automatisch dezelfde verplichte kosteloze consumentenaanmaning. Dat betekent niet dat iedere kostenpost zonder toets verschuldigd is. Controleer contract, algemene voorwaarden en wettelijke grondslag. Noem geen willekeurige administratiekosten of actuele rentepercentages uit een oud sjabloon. Laat bij twijfel de rentegrondslag, periode en berekening beoordelen voordat u de nevenvorderingen optelt.

Lees voor deze vervolgvraag Handelsrente en zakelijke incassokosten: controleer grondslag, periode en berekening.

5. Vergelijk incassobureau, deurwaarder en advocaat

Een incassobureau kan om betaling vragen maar niet zelfstandig dwangmiddelen toepassen. Een gerechtsdeurwaarder heeft onder voorwaarden bevoegdheden voor betekening en uitvoering; een advocaat kan ook de juridische houdbaarheid van een betwist contract beoordelen. De keuze hangt daarom af van wat er ontbreekt: betalingsdruk, formele proceshandelingen of inhoudelijke geschilbehandeling.

Vraag vooraf wie uw opdracht uitvoert, welke handelingen zijn inbegrepen en wat er gebeurt als de klant verweer voert. Een afspraak over incassokosten betekent niet dat u elk bedrag op de wederpartij kunt verhalen. Bespreek afzonderlijk uw eigen kostenrisico en de verwachte verhaalbaarheid. De officiële uitleg over incassodienstverleners wijst ook op registratie; laat controleren welke eisen voor de gekozen dienst en schuldenaar gelden.

6. Laat procedure en verhaalbaarheid samen beoordelen

Volgens Rechtspraak behandelt de kantonrechter geldvorderingen tot en met vijfentwintigduizend euro; daarbij is een advocaat niet verplicht. Voor gewone civiele geldzaken boven die grens geldt in beginsel verplichte advocaatbijstand. Bijzondere zaaktypen en de manier waarop vorderingen samenhangen kunnen relevant zijn. Laat daarom bevoegdheid en de totale eis vaststellen, niet alleen de hoofdsom van één losse factuur.

Een vonnis is nog geen ontvangen betaling. Vraag naar aanwijzingen over bezittingen, lopend faillissement of andere schuldeisers. Bespreek of een betalingsregeling zakelijk verstandig is en hoe die wordt vastgelegd zonder onbedoeld rechten prijs te geven. Bij acute zorgen over verhaal kan een andere maatregel nodig zijn, maar dreigen met beslag of faillissement zonder beoordeling is geen vervanging voor een deugdelijk dossier.

Lees voor deze vervolgvraag Zakelijke betalingsregeling: leg termijnen, rente en gevolgen van missen vast.

7. Fictief voorbeeld: factuur met betwiste extra opdracht

Stel: een ontwerpbureau levert een website en factureert zowel de basisopdracht als extra pagina’s. De klant zegt alleen voor het basispakket akkoord te zijn gegaan. Een deelbetaling volgt, zonder duidelijke omschrijving. Het bureau wil direct de hele restsom aan incasso geven, terwijl de afspraak over de extra pagina’s verspreid staat in berichten.

Een bruikbaar dossier splitst de oorspronkelijke opdracht, aanvullende instructies en ontvangen betaling. Vervolgens kan worden beoordeeld welk deel voldoende vaststaat en waar bewijs ontbreekt. Dit fictieve voorbeeld voorspelt niet wie gelijk heeft. Het laat zien waarom een betalingsgeschil soms eerst uitleg van de opdracht nodig heeft voordat een standaardincassobrief zinvol is.

8. Checklist voor uw eerste incassogesprek

Zet de openstaande hoofdsom, de gewenste uitkomst en het bekende verweer bovenaan. Meld concrete aanwijzingen voor een dreigend faillissement en eventuele formele termijnen. Vraag eerst om beoordeling van grondslag, bewijs en kosten; kies daarna pas de incassostap.

• Juiste juridische klantnaam en gegevens van de opdrachtgever.
• Offerte, opdrachtbevestiging, voorwaarden en wijzigingen.
• Leveringsbewijs, uren, acceptatie en eventuele klachten.
• Factuuroverzicht met betalingen en gecontroleerde vervaldata.
• Aanmaningen, klantreacties, tegenvordering en beschikbare informatie over verhaal.

Rekenvoorbeeld: een openstaand saldo is niet hetzelfde als een onbetwiste vordering

Fictief voorbeeld: u factureert €12.000. De klant erkent €9.000, betwist €3.000 aan extra werk en heeft al €2.000 betaald. Het administratieve saldo is €10.000. Als de betaling op het erkende deel wordt geboekt, resteert daarin €7.000. Dat onderscheid is nuttig voor het gesprek, maar de juiste toerekening en de juridische verschuldigdheid moeten afzonderlijk worden vastgesteld. Zet rente en incassokosten niet zonder toelichting bij de hoofdsom.

Werk daarom met drie kolommen: uw gevraagde bedrag, het standpunt van de klant en het bewijs per post. Bij de extra werkzaamheden zijn dat bijvoorbeeld de opdracht, een geaccordeerde prijs en de oplevering. Een betalingsregeling voor een erkend bedrag lost de discussie over meerwerk niet vanzelf op. Leg vast welke posten een voorstel omvat en welke discussie openblijft; het etiket ‘betaling tegen finale kwijting’ vraagt extra aandacht voordat u akkoord gaat.