Geschäftsrechnung unbezahlt: Wann schalten Sie einen Anwalt ein?

1. Prüfen Sie Schuldner und Auftrag

Vergleichen Sie die Namen auf Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung. Ist der Kunde BV, vof oder Einzelunternehmer? Ein Handelsname kann zu einer anderen Rechtsperson gehören als zu Ihrem E-Mail-Kontakt. Vermerken Sie auch Bestellungen im Namen anderer. Ein Inkassoverfahren gegen die falsche Partei kostet Zeit und kann Mehrkosten verursachen.

Bewahren Sie angenommenes Angebot, Bestellbestätigung und später vereinbarte Änderungen auf. Eine selbst erstellte Rechnung beweist nicht immer, dass der Kunde die abgerechnete Arbeit bestellte. Ergänzen Sie Lieferbelege, Zeitnachweise, Fertigstellungsmitteilungen und Freigabekorrespondenz. Nennen Sie bei Teilzahlung auch deren Zuordnung zu Rechnungen.

Offizielle Erläuterung: Offizielle Erläuterung.

2. Stellen Sie Fälligkeit und Zahlungsfrist fest

Prüfen Sie die tatsächlich vereinbarte Zahlungsfrist und den Rechnungseingang. Ondernemersplein nennt bei Geschäftsverträgen ohne Fristvereinbarung dreißig Tage als Ausgangspunkt. Für Großunternehmen, die an KMU zahlen, gelten Sonderregeln. Eine später auf die Rechnung geschriebene Frist ist nicht ohne Weiteres eine vorherige Vereinbarung.

Erstellen Sie eine Tabelle mit Rechnungsdatum, Zugang, Fälligkeit, Zahlungen und Restbetrag. Nehmen Sie Leistungsbeschwerden daneben auf, statt sie zu ignorieren. Lassen Sie bei mehreren Verträgen prüfen, ob alle Rechnungen bereits fällig sind. Eine Mahnung für noch nicht geschuldete Arbeit kann den Streit vergrößern, ohne die Zahlung näherzubringen.

3. Trennen Sie Zahlungsunfähigkeit und Sachstreit

Fragen Sie konkret nach dem Grund der Nichtzahlung. Verwaltungsfehler, vorübergehender Liquiditätsmangel und bestrittene Lieferung verlangen unterschiedliche Antworten. Bestätigen Sie Telefonabsprachen schriftlich. Bei behaupteten Mängeln fragen Sie nach den Teilen und dem früheren Beschwerdezeitpunkt. Behandeln Sie die Antwort als möglichen Einwand, nicht nur als Verzögerungstaktik.

Machen Sie anerkannten und bestrittenen Betrag sichtbar. Sammeln Sie Belege des Kunden und Ihre Antwort. Gegenforderung oder Aufrechnung können Inkasso zum inhaltlichen Vertragsprozess machen. Geben Sie Ihrem Berater daher sämtliche Korrespondenz, auch ungünstige E-Mails. Ein unvollständiges Dossier kann zu falscher Chancen- und Kosteneinschätzung führen.

Lesen Sie zu dieser Folgefrage Geschäftliche Aufrechnung: Darf eine Gegenforderung von der Rechnung abgezogen werden?.

4. Versenden Sie eine gezielte Zahlungsaufforderung mit richtigen Anlagen

Eine brauchbare Mahnung nennt Parteien, Vertrag, Rechnungen, offenen Betrag und Zahlungsforderung. Ergänzen Sie fehlende Unterlagen, die der Kunde vernünftigerweise zur Prüfung benötigt. Erklären Sie, wie er einen konkreten Fehler melden kann. Verwenden Sie einen nachweisbaren Versandweg und bewahren Sie gesendete Fassung samt Anlagen auf.

Geschäftskunden haben nicht automatisch denselben Anspruch auf eine verpflichtende kostenlose Verbraucheranmahnung. Trotzdem ist nicht jede Kostenposition ungeprüft geschuldet. Kontrollieren Sie Vertrag, allgemeine Bedingungen und Gesetzesgrundlage. Verwenden Sie keine willkürlichen Verwaltungsgebühren oder vermeintlich aktuellen Zinssätze aus alten Vorlagen. Lassen Sie bei Zweifel Zinsgrundlage, Zeitraum und Berechnung prüfen, bevor Sie Nebenforderungen addieren.

Lesen Sie zu dieser Folgefrage Handelszinsen und geschäftliche Inkassokosten: Grundlage, Zeitraum und Berechnung prüfen.

5. Vergleichen Sie Inkassobüro, Gerichtsvollzieher und Anwalt

Ein Inkassobüro darf Zahlung verlangen, aber selbständig keine Zwangsmittel einsetzen. Ein Gerichtsvollzieher besitzt unter Voraussetzungen Zustellungs- und Vollstreckungsbefugnisse; ein Anwalt kann zusätzlich die rechtliche Tragfähigkeit eines bestrittenen Vertrags prüfen. Entscheidend ist deshalb, ob Zahlungsdruck, förmliche Verfahrenshandlung oder inhaltliche Streitbearbeitung fehlen.

Fragen Sie vorher nach ausführender Person, enthaltenen Handlungen und Vorgehen bei Einwänden. Eine Inkassokostenvereinbarung macht nicht jeden Betrag beim Gegner erstattungsfähig. Besprechen Sie eigenes Kostenrisiko und erwartete Beitreibbarkeit getrennt. Die amtliche Information zu Inkassodienstleistern verweist auch auf Registrierung; lassen Sie die Anforderungen für gewählten Dienst und Schuldner prüfen.

6. Lassen Sie Verfahren und Beitreibbarkeit gemeinsam bewerten

Nach Rechtspraak behandelt der kantonrechter Geldforderungen bis einschließlich 25.000 Euro; ein Anwalt ist dort nicht vorgeschrieben. Für gewöhnliche Zivilgeldsachen oberhalb dieser Grenze gilt grundsätzlich Anwaltszwang. Besondere Sacharten und Zusammenhänge zwischen Forderungen können relevant sein. Klären Sie deshalb Zuständigkeit und Gesamtforderung, nicht nur die Hauptsumme einer Einzelrechnung.

Ein Urteil ist noch kein Zahlungseingang. Fragen Sie nach Vermögen, laufender Insolvenz und anderen Gläubigern. Besprechen Sie, ob Ratenzahlung wirtschaftlich vernünftig ist und wie sie ohne unbeabsichtigten Rechtsverzicht festgehalten wird. Bei akuter Gefährdung der Beitreibung kann eine andere Maßnahme nötig sein. Ungeprüfte Drohungen mit Pfändung oder Insolvenz ersetzen jedoch kein solides Dossier.

Lesen Sie zu dieser Folgefrage Geschäftliche Zahlungsvereinbarung: Raten, Zinsen und Ausfallfolgen festhalten.

7. Fiktives Beispiel: umstrittener Zusatzauftrag

Angenommen, eine Designagentur liefert eine Website und berechnet Grundauftrag sowie Zusatzseiten. Der Kunde erklärt, nur das Basispaket beauftragt zu haben. Es folgt eine unklar bezeichnete Teilzahlung. Die Agentur will sofort den gesamten Rest zum Inkasso geben, obwohl die Zusatzvereinbarung über mehrere Nachrichten verteilt ist.

Ein brauchbares Dossier trennt ursprünglichen Auftrag, Zusatzanweisungen und erhaltene Zahlung. Danach lässt sich prüfen, welcher Teil ausreichend feststeht und wo Belege fehlen. Dieses fiktive Beispiel sagt nicht voraus, wer recht hat. Es zeigt, warum ein Zahlungsstreit manchmal erst eine Auftragsklärung verlangt, bevor ein Standardinkassobrief sinnvoll ist.

8. Checkliste für Ihr erstes Inkassogespräch

Stellen Sie offene Hauptsumme, gewünschtes Ergebnis und bekannten Einwand an den Anfang. Nennen Sie konkrete Hinweise auf drohende Insolvenz und förmliche Fristen. Lassen Sie zuerst Grundlage, Beweise und Kosten prüfen und wählen Sie erst danach den Inkassoschritt.

• Richtiger rechtlicher Kundenname und Daten des Auftraggebers.
• Angebot, Auftragsbestätigung, Bedingungen und Änderungen.
• Lieferbeweis, Stunden, Abnahme und mögliche Beschwerden.
• Rechnungsübersicht mit Zahlungen und geprüften Fälligkeiten.
• Mahnungen, Kundenreaktionen, Gegenforderung und verfügbare Vermögensinformationen.

Rechenbeispiel: Offener Saldo und unbestrittene Forderung unterscheiden

Fiktives Beispiel: Sie stellen €12.000 in Rechnung. Der Kunde erkennt €9.000 an, bestreitet €3.000 für Zusatzarbeiten und hat bereits €2.000 bezahlt. Der buchhalterische Saldo beträgt €10.000. Wird die Zahlung dem anerkannten Teil zugeordnet, bleiben darin €7.000 offen. Diese Unterscheidung hilft im Gespräch; die richtige Zuordnung und die rechtliche Zahlungspflicht sind gesondert zu prüfen. Zinsen und Inkassokosten sollten nicht ohne Erläuterung zur Hauptforderung addiert werden.

Nutzen Sie drei Spalten: verlangter Betrag, Standpunkt des Kunden und Belege je Position. Bei Zusatzarbeiten gehören dazu etwa Auftrag, genehmigter Preis und Übergabe. Eine Ratenvereinbarung über den anerkannten Betrag klärt den Streit über Zusatzarbeiten nicht automatisch. Halten Sie fest, welche Positionen ein Vorschlag umfasst und welche Fragen offenbleiben. Formulierungen über eine Zahlung zur vollständigen und endgültigen Erledigung verdienen vor Ihrer Zustimmung besondere Aufmerksamkeit.