Dividend uitkeren uit een bv: wanneer moet een bestuurder juridisch advies vragen?

1. Bepaal welke uitkering wordt voorgesteld

Leg vast aan wie, op welk moment en op welke grond geld of ander vermogen moet worden uitgekeerd. Maak onderscheid tussen dividend, terugbetaling van een lening en andere betalingen aan betrokkenen. De benaming in een bankomschrijving is geen volledige juridische beoordeling. Geef de adviseurs de precieze voorgenomen handeling en de bijbehorende stukken.

Noteer ook wie de uitkering vraagt en welke andere afspraken meespelen. Zijn er verschillende aandelenrechten, financieringsvoorwaarden of eerdere toezeggingen? Bewaar de geldende statuten en besluiten. Het praktische uitgangspunt is dat de juiste betaling met de juiste juridische grondslag wordt onderzocht, voordat een bedrag wordt overgemaakt dat later anders blijkt te moeten worden behandeld.

2. Houd balanstest, besluit en bestuursgoedkeuring uit elkaar

De NBA beschrijft voor een bv een balanstest en een uitkeringstoets. Voor uitkeringen moet de ruimte boven de wettelijke en statutaire reserves worden onderzocht. Een uitkeringsbesluit heeft geen gevolg zolang het bestuur geen goedkeuring heeft verleend. Vraag de adviseur hoe deze stappen voor de concrete statuten en voorgenomen betaling worden uitgevoerd en vastgelegd.

Schrijf de rollen expliciet uit wanneer dezelfde persoon aandeelhouder én bestuurder is. Die combinatie maakt het nog steeds belangrijk te kunnen uitleggen welk besluit in welke hoedanigheid is genomen. Bewaar de onderbouwing bij de stukken, zodat het dossier niet alleen een betalingsopdracht bevat. Laat ontbrekende of tegenstrijdige besluiten beoordelen voordat u op basis van een praktische gewoonte verdergaat.

3. Onderzoek de betaalcapaciteit na de uitkering

Bij de uitkeringstoets staat volgens de NBA centraal of het bestuur weet of redelijkerwijs moet voorzien dat de bv haar opeisbare schulden na de uitkering niet kan blijven betalen. Een positieve winst is dus niet hetzelfde als voldoende betaalruimte. Vraag om actuele informatie over kasstromen en verplichtingen die bij deze beoordeling nodig is.

Maak onzekerheden zichtbaar. Denk aan moeilijk inbare klantvorderingen, aflopende financiering, belastingbetalingen en grote uitgaven die al zijn afgesproken. Noteer welke bedragen vaststaan en welke van een verwachting afhangen. Laat financiële onderbouwing en juridische beoordeling dezelfde aannames gebruiken. Een optimistische begroting is minder bruikbaar wanneer belangrijke risico's alleen mondeling buiten het dossier worden genoemd.

4. Leg de rol van de accountant en het bestuur vast

De NBA benadrukt dat de verantwoordelijkheid voor de geoorloofdheid van de uitkering bij het bestuur ligt. Een accountant kan helpen met financiële informatie en een liquiditeitsprognose, maar neemt daarmee niet vanzelf het bestuursbesluit over. Vraag daarom welk werk is gedaan en welke gegevens en aannames daarbij zijn gebruikt. Behandel een algemene goedkeurende opmerking niet als vervanging van de eigen beoordeling.

Spreek af hoe nieuwe informatie vóór de daadwerkelijke betaling wordt verwerkt. Tussen voorbereiding en betaling kan een belangrijke klant wegvallen of financiering veranderen. Meld zulke ontwikkelingen aan de betrokken adviseurs. Het dossier moet kunnen laten zien welke feiten op het relevante moment beschikbaar waren. Een eerdere bespreking van een ander bedrag of een andere financiële toestand geeft niet zonder meer duidelijkheid over de nu geplande betaling.

5. Behandel verschil van inzicht vóórdat het geld vertrekt

Wilt een aandeelhouder uitkering terwijl het bestuur twijfelt, vraag dan om een gerichte analyse van bevoegdheden, informatie en belangen. Geef zowel de financiële onderbouwing als de gemaakte afspraken aan de advocaat. Een conflict over dividend kan ook samenhangen met zeggenschap of een vertrekwens, maar hoort niet uitsluitend als een persoonlijke ruzie te worden behandeld.

Meld een voorgenomen betaaldatum en concrete druk om direct te handelen. Vraag welke reactie of bespreking nodig is en welke stukken nog ontbreken. Deze pagina stelt niet dat iedere terughoudendheid terecht is of dat een aandeelhouder nooit een aanspraak kan hebben. Laat de concrete positie beoordelen. Een juridisch geschil over de uitkering en het praktisch kunnen blijven betalen zijn samenhangende maar verschillende vragen.

6. Stem belastingaangifte en betaling afzonderlijk af

De Belastingdienst vermeldt voor aangifteplichtige dividenduitkeringen een termijn van één maand vanaf het beschikbaar stellen voor aangifte en betaling. Zij noemt ook situaties zonder inhouding waarin geen aangifte nodig is en een uitnodiging waarbij wel aangifte moet worden gedaan. Laat de toepasselijke situatie dus bepalen; ga niet uit van een universele vrijstelling of aangifteplicht voor iedere betaling aan een aandeelhouder.

Spreek met de fiscale begeleider af wie datum, bedrag, eventuele inhouding en aangifte controleert. Bewaar de bevestigingen bij het uitkeringsdossier. Een correcte belastingaangifte zegt op zichzelf niet dat de vennootschapsrechtelijke uitkering verantwoord was. Omgekeerd behandelt een bestuursgoedkeuring niet automatisch alle fiscale verplichtingen van de bv en ontvanger. Houd beide onderdelen zichtbaar in de afrondingslijst.

7. Fictief voorbeeld: winst op papier, onzekerheid over grote debiteur

Stel dat een bv winst heeft geboekt, maar een grote klant een factuur nog niet heeft voldaan. Aandeelhouders willen de winst direct uitkeren. Binnenkort vervalt ook een belangrijke financiering. Het bestuur heeft alleen de oude jaarcijfers en een bankafschrift bij de hand. Dit voorbeeld is verzonnen en bevat geen berekening van een toegestaan dividend of uitspraak over aansprakelijkheid.

Een gerichte voorbereiding is actuele informatie over de klantvordering, financiering en verwachte betalingen verzamelen. De adviseurs kunnen vervolgens helpen de financiële aannames en juridische stappen te beoordelen. Ook wordt vastgelegd welk bedrag wanneer werd overwogen. De enkele vaststelling dat de laatste jaarrekening winst laat zien, beantwoordt de vragen over betaalcapaciteit na deze uitkering niet.

8. Checklist voor overleg over dividend

Meld bij uw eerste contact of het om een voorgenomen uitkering of discussie over een eerdere betaling gaat. Benoem twijfels over schulden en de tijdsdruk. Vraag wie de financiële prognose voorbereidt, wie de juridische vragen beoordeelt en wie fiscale afhandeling doet. Spreek af welke informatie nodig is vóórdat het bestuur over goedkeuring beslist.

• Statuten, aandelenrechten en het concrete voorgestelde uitkeringsbesluit.
• Actuele financiële gegevens, reserves en overzicht van verplichtingen.
• Liquiditeitsprognose met aannames, onzekerheden en relevante financieringsvoorwaarden.
• Beschikbare bestuursstukken en advies met duidelijke taakafbakening.
• Planning voor beschikbaarstelling, betaling en eventuele aangifte en afdracht.