Den Jahresabschluss Ihrer BV hinterlegen: Was tun, wenn die Feststellung ausbleibt?

1. Stellen Sie zunächst fest, welche Verpflichtung Ihre BV erfüllen muss

Eine BV muss grundsätzlich jährlich einen Jahresabschluss hinterlegen. Damit sollen Dritte finanzielle Informationen über die juristische Person einsehen können. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie zu diesem Zeitpunkt neue Kunden haben, eine Dividende ausschütten möchten oder eine Finanzierung beantragen. Beginnen Sie deshalb mit der juristischen Person und dem Geschäftsjahr: Um welche BV handelt es sich, und wann endet ihr Geschäftsjahr? Eine Holdinggesellschaft und eine operative Gesellschaft müssen jeweils gesondert geprüft werden. Die Zugehörigkeit zu einer Unternehmensgruppe reicht für sich genommen nicht aus, um die Verpflichtung entfallen zu lassen. Quelle: KVK zur Hinterlegungspflicht.

Unterscheiden Sie anschließend zwischen der vollständigen Rechnungslegung und den Unterlagen, die offengelegt werden müssen. Der Umfang der Offenlegung hängt unter anderem von der Größenklasse des Unternehmens ab. Fragen Sie Ihren Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, welche Unterlagen für Ihre BV erforderlich sind und warum. Verwenden Sie dafür kein beliebiges Beispiel eines anderen Unternehmens. Bewahren Sie intern eine Übersicht auf, in der der verantwortliche Geschäftsführer, der Ersteller, die einreichende Person und die Person benannt sind, die anschließend die Kontrolle übernimmt. So verhindern Sie, dass alle davon ausgehen, jemand anderes werde den letzten Schritt erledigen.

2. Überwachen Sie Aufstellung, Feststellung und Hinterlegung getrennt

Bei einer gewöhnlichen BV stellt die Geschäftsführung den Jahresabschluss grundsätzlich innerhalb von fünf Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres auf. Die Gesellschafterversammlung kann diese Frist aufgrund besonderer Umstände um höchstens fünf Monate verlängern. Dokumentieren Sie den Verlängerungsbeschluss und den konkreten Anlass. Eine Vereinbarung mit dem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, dass dieser später beginnt, ersetzt einen solchen Beschluss nicht. Die Verkürzung der höchstmöglichen Verlängerung auf fünf Monate ist im niederländischen Gesetz zur Umsetzung der Bilanzrichtlinie, der Uitvoeringswet richtlijn jaarrekening, geregelt; die aktuellen Informationen der KVK bestätigen diese Frist. Quelle: Staatsblad 2015, 349, Artikel I, Teil F.

Nach der Feststellung muss der Jahresabschluss innerhalb von acht Tagen hinterlegt werden. Daneben gilt eine absolute Höchstfrist von zwölf Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres. Diese äußerste Frist erlaubt es nicht, eine früher eintretende Offenlegungspflicht zu ignorieren. Richten Sie deshalb in Ihrer Planung getrennte Erinnerungen für Aufstellung, Beschlussfassung, Einreichung und Kontrolle ein. Lassen Sie bei einem abweichenden oder verlängerten ersten Geschäftsjahr die Planung ausgehend vom richtigen Enddatum prüfen. Eine Verlängerung der Aufstellungsfrist und ein Aufschub der Offenlegung sind unterschiedliche Dinge. Quelle: KVK zu den Fristen.

3. Prüfen Sie, ob die Unterzeichnung bereits als Feststellung gilt

Sind alle Gesellschafter zugleich Geschäftsführer, kann die Unterzeichnung des Jahresabschlusses durch sämtliche Geschäftsführer und Aufsichtsratsmitglieder zugleich dessen Feststellung bewirken. Dabei sind auch die gesetzlichen Voraussetzungen für etwaige weitere Personen zu beachten, die zur Teilnahme an der Gesellschafterversammlung berechtigt sind: Sie müssen den aufgestellten Jahresabschluss einsehen können und dieser Art der Feststellung zustimmen. Prüfen Sie außerdem die Satzung. Es reicht daher nicht aus, lediglich festzustellen, dass der Geschäftsführer auch Anteile besitzt. Entscheidend ist die genaue Zusammensetzung von Geschäftsführung und Gesellschafterkreis sowie der Kreis der zur Teilnahme an der Gesellschafterversammlung Berechtigten. Quelle: amtliche Erläuterung zu Artikel 2:210 Absatz 5 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuchs (BW).

Klären Sie vor der Unterzeichnung, welche Bedeutung diese Handlung in Ihrer Situation hat. Eine Unterschrift kann eine Offenlegungsfrist früher in Gang setzen, als Ihre administrative Jahresplanung vorsieht. Bewahren Sie deshalb die unterzeichnete Fassung mit dem zugehörigen Datum und etwaigen Zustimmungserklärungen auf. Verwenden Sie kein späteres Versammlungsdatum, um eine bereits erfolgte Feststellung in den Unterlagen zeitlich zu verschieben. Bei Unklarheiten über ältere Satzungen oder Inhaber von Anteilszertifikaten ist eine gezielte Prüfung durch einen auf niederländisches Unternehmensrecht spezialisierten Rechtsanwalt oder einen Notar sinnvoll. Der Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer kann anschließend auf Grundlage dieser rechtlichen Beurteilung die Einreichung vorbereiten.

4. Handeln Sie auch dann, wenn die Gesellschafter den Jahresabschluss nicht feststellen

Eine Diskussion über Bewertungen, eine ausgebliebene Versammlung oder ein Gesellschafterkonflikt kann die Feststellung verzögern. Die Hinterlegung darf deshalb jedoch nicht unbegrenzt liegen bleiben. Artikel 2:394 Absatz 2 BW verpflichtet zur unverzüglichen Offenlegung des aufgestellten Jahresabschlusses, wenn dieser nicht innerhalb von zwei Monaten nach Ablauf der vorgeschriebenen Aufstellungsfrist wirksam festgestellt wurde. Geben Sie an, dass er noch nicht festgestellt wurde. Auch die aktuellen amtlichen Informationen für Unternehmer betonen, dass dann ein vorläufiger Jahresabschluss eingereicht werden muss. Gemeint ist der aufgestellte Jahresabschluss, kein leeres Formular und keine unbrauchbare Sammlung von Schätzungen. Quelle: Ondernemersplein.

Verfolgen Sie die Offenlegung und den inhaltlichen Streit in der Praxis parallel. Halten Sie fest, welche Punkte umstritten sind, wer dazu Stellung nehmen muss und welche Fassung für die Offenlegung verwendet wird. Tragen Sie kein Feststellungsdatum ein, das es nicht gibt. Die KVK erläutert für SBR, dass bei einem nicht festgestellten Jahresabschluss kein Feststellungsdatum eingetragen wird. Nach der tatsächlichen Feststellung folgt die festgestellte Fassung. Legen Sie fest, wer diesen Folgeschritt überwacht; eine frühere vorläufige Einreichung darf nicht aus dem Blick geraten. Quelle: KVK-Fragen zur Hinterlegung.

5. Organisieren Sie die digitale Einreichung, bevor die Frist knapp wird

Der praktische Einreichungsweg hängt von Ihrer Unternehmensgrößenklasse und dem verwendeten System ab. Die KVK bietet ein Portal zur eigenständigen Hinterlegung an und beschreibt außerdem die Einreichung mithilfe von Finanzsoftware. Nach den amtlichen Informationen müssen ab dem Geschäftsjahr 2025 auch große juristische Personen digital hinterlegen. Prüfen Sie deshalb, welcher Weg für Ihre konkreten Unterlagen verfügbar ist. Gehen Sie nicht ungeprüft davon aus, dass ein früheres Papierverfahren weiterhin möglich ist oder dass sich jedes Dokument einfach als einzelne PDF-Datei versenden lässt. Quelle: KVK zur digitalen Hinterlegung.

Bitten Sie die einreichende Person vorab um eine Bestätigung, dass Zugang, Vollmacht und Software einsatzbereit sind. Bestimmen Sie außerdem eine Vertretung für Krankheit oder Urlaub. Lassen Sie die endgültigen Eingaben mit den freigegebenen Offenlegungsunterlagen abgleichen: Juristische Person, Geschäftsjahr und Feststellungsstatus müssen zusammenpassen. Übermitteln Sie keine unnötige interne Korrespondenz oder personenbezogenen Daten. Die KVK weist darauf hin, dass hinterlegte Dokumente öffentlich einsehbar sind, und bittet beispielsweise bei Abbildungen und persönlichen Unterschriften um Zurückhaltung. Eine letzte inhaltliche und administrative Kontrolle muss deshalb vor dem Absenden erfolgen. Quelle: KVK zur eigenständigen Hinterlegung.

6. Prüfen Sie den Eingang und erstellen Sie eine nachvollziehbare Dokumentation

Ein fertig vorbereiteter Bericht ist noch keine abgeschlossene Hinterlegung. Fordern Sie die Empfangsbestätigung an und prüfen Sie, ob das richtige Geschäftsjahr bei der richtigen juristischen Person sichtbar ist. Nach Angaben der KVK können Sie kostenlos überprüfen, ob ein Jahresabschluss hinterlegt wurde, indem Sie das Unternehmen suchen und die verfügbaren Geschäftsjahre einsehen. Das Portal der KVK zur eigenständigen Hinterlegung stellt außerdem eine Bestätigung mit einer PDF-Ansicht bereit. Bewahren Sie diese Informationen zusammen mit genau der Fassung auf, die Sie eingereicht haben. Quellen: KVK zur Eingangskontrolle, eigenständige Hinterlegung.

Gestalten Sie die Dokumentation so, dass auch jemand, der am Verfahren nicht beteiligt war, sie verstehen kann. Ordnen Sie Beschlüsse, Unterzeichnung, eine etwaige Fristverlängerung, eingereichte Unterlagen und Empfangsbestätigung in einer logischen Reihenfolge. Bei einer Fehlermeldung halten Sie fest, was schiefging, wann Sie Unterstützung angefordert haben und welche Maßnahme zur Behebung folgte. Eine technisch erfolgreiche Verarbeitung beweist nicht, dass sämtliche Zahlen und Beschlüsse inhaltlich richtig sind: Die KVK registriert die eingereichten Dokumente und prüft deren Inhalt nicht. Lassen Sie einen inhaltlichen Fehler deshalb gesondert beurteilen und vereinbaren Sie konkret, wer eine etwaige Berichtigung übernimmt.

7. Prüfen Sie Ausnahmen, ohne sie eigenmächtig anzunehmen

Für bestimmte Konzerngesellschaften kann eine gesetzliche Befreiung gelten. Dafür müssen mehrere zusammenhängende Voraussetzungen erfüllt sein; allein das Vorhandensein einer Muttergesellschaft oder eines Dokuments mit der Überschrift „403-verklaring“ ersetzt keine vollständige Prüfung. Lassen Sie prüfen, welche Erklärungen, Zustimmungen und konsolidierten Unterlagen erforderlich sind und ob die Voraussetzungen für das betreffende Geschäftsjahr erfüllt wurden. Bitten Sie um eine schriftliche Beurteilung für Ihre eigene BV. Für besondere juristische Personen und regulierte Unternehmen können andere Offenlegungs- oder Berichtspflichten gelten. Diese Erläuterung behandelt die gewöhnliche niederländische BV. Quelle: KVK zu Ausnahmen.

Die RVO beschreibt außerdem eine ausnahmsweise bestehende Möglichkeit, eine Befreiung von der Aufstellung, Vorlage und Feststellung des Jahresabschlusses zu erhalten. Dafür sind gewichtige Gründe erforderlich, etwa wenn notwendige Unterlagen infolge eines Brandes oder einer Beschlagnahme tatsächlich nicht verfügbar sind. Ein fehlender Bestätigungsvermerk des Wirtschaftsprüfers reicht nach Angaben der RVO für sich genommen nicht aus. Sie dürfen einen Antrag nicht so behandeln, als sei die Befreiung bereits erteilt worden. Besprechen Sie die Folgen und die erforderlichen Nachweise rechtzeitig mit Ihrem Berater. Ein gewöhnlicher Rückstand oder ein interner Streit erfordert einen Umsetzungsplan, keine selbst erfundene Befreiung. Quelle: RVO zu Befreiungsmöglichkeiten.

8. Fiktives Beispiel und Checkliste für Ihren nächsten Schritt

Fiktives Beispiel: Merwede Installatietechniek B.V. hat zwei Gesellschafter, von denen einer Geschäftsführer ist. Aufgrund besonderer Umstände wurde die Aufstellungsfrist wirksam um fünf Monate verlängert. Der Jahresabschluss für das Kalenderjahr 2025 wird am 12. Oktober 2026 wirksam festgestellt. Der Geschäftsführer möchte bis Dezember warten, weil der Softwareanbieter dann eine jährliche Kontrolle durchführt. Das entspricht nicht der Frist von acht Tagen nach der Feststellung: In diesem Beispiel muss die Hinterlegung spätestens am 20. Oktober erfolgen. Die absolute Höchstfrist von zwölf Monaten ändert daran nichts. Am Prüftag dieses Artikels, dem 25. Oktober, müsste der Geschäftsführer daher unverzüglich die Nachholung organisieren.

Beginnen Sie bei einer drohenden oder bereits eingetretenen Verzögerung mit den Fakten. Sammeln Sie die Satzung, Angaben zum Geschäftsjahr, Beschlüsse, unterzeichnete Unterlagen und Mitteilungen des Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers. Klären Sie, welche Verpflichtung bereits entstanden ist und welche Handlung noch fehlt. Ein Rechtsanwalt ist vor allem bei einer umstrittenen Feststellung, einer unklaren Satzung, einem Konflikt innerhalb der Geschäftsführung oder Fragen zur Haftung sinnvoll. Eine verspätete Hinterlegung kann Sanktionen und im Insolvenzfall persönliche Haftungsrisiken mit sich bringen; eine Haftung folgt nicht automatisch aus jeder Verzögerung. Holen Sie das Versäumte so schnell wie möglich nach und lassen Sie die Folgen gesondert beurteilen. Quelle: KVK zu den Folgen verspäteter Hinterlegung.

• Prüfen Sie die juristische Person, das Geschäftsjahr und die anwendbare Unternehmensgrößenklasse.
• Dokumentieren Sie die Aufstellungsfrist und eine etwaige wirksame Verlängerung.
• Prüfen Sie, ob die Unterzeichnung zugleich die Feststellung bewirkt hat.
• Prüfen Sie bei ausbleibender Feststellung die Offenlegungspflicht gesondert.
• Bestimmen Sie eine einreichende Person, eine Vertretung und eine kontrollierende Person.
• Gleichen Sie die eingereichte Fassung mit den vorgesehenen Offenlegungsunterlagen ab.
• Bewahren Sie die Empfangsbestätigung auf und prüfen Sie die juristische Person und das Geschäftsjahr bei der KVK.
• Planen Sie nach einer vorläufigen Hinterlegung die Einreichung der festgestellten Fassung ein.
• Lassen Sie eine Fristüberschreitung oder einen inhaltlichen Streit gezielt beurteilen.