Ticari iş birliğini bitirmek: hangi bildirim süresi ve hesaplaşma gerekir?

1. Gerçekte hangi ilişkiyi bitirdiğinizi belirleyin

Çerçeve sözleşmeyi, genel şartları, siparişleri ve yenileme bildirimlerini toplayın. Ayrı siparişler dizisi, sabit yükümlülükleri bulunan tek bir sürekli ilişkiden farklı düzenlenmiş olabilir. Tarafların düzenli olarak ne sunduğunu ve devamlılık konusunda ne vaat edildiğini gösterin. Tek bir imzalı belgenin yokluğu, iletişim ve uygulamanın birlikte hukuki önem taşımasını engellemez.

Amacınızı yazın: başka tedarikçiye geçmek, faaliyetleri azaltmak veya yalnızca bir ürün hattını bitirmek. Sözleşme tarafını ve diğer grup şirketlerinin ayrı sözleşmelerini kontrol edin. Tek ticaret unvanı belirten mektup, gruptaki her ilişkiyi kendiliğinden bitirmez. İstenen kapsamı sona ermesi gereken somut sözleşmelerle eşleştirin.

2. Süreyi ve bildirim düzenlemesini birlikte okuyun

Sözleşme belirli dönem için mi yapıldı, sessizce yenileniyor mu, yoksa belirsiz süreli mi? Bildirim süresini, şeklini, muhatabını ve bildirim yapılabilecek tarihleri kontrol edin. Hangi teslim alma veya bitiş tarihinden hesaplandığı belirlenmeden ay olarak yazılan süre pek şey söylemez. Hesabı dayanak hükümle birlikte dosyaya koyun.

Tüketici aboneliklerindeki süreleri ticari iş birliğine otomatik uygulamayın. Sözleşmedeki bitiş tarihi de her durumda bütün tasfiye yükümlülüklerini kaldırmaz. Devam eden siparişleri, alım taahhütlerini ve bitiş sonrası destek hükümlerini kontrol edin. Yenileme belirsizse ilk süre dolduktan sonra tarafların yaptıklarını ve yazdıklarını değerlendirtin.

3. Genel formül uydurmadan makullüğü inceleyin

Hoge Raad, ECLI:NL:HR:2018:141 kararında sürekli sözleşmenin bildirimle sona erdirilip erdirilemeyeceğini ve koşullarını içerik, yasal hükümler ve somut durumun belirlediğini açıklar. Düzenleme yoksa belirsiz süreli sözleşme kural olarak sona erdirilebilir; ancak koşullara göre neden, süre veya tazminat gerekebilir. Bildirimle sona erdirilememe yönünde irade de baştan dışlanmaz.

Mevcut düzenleme de dikkatli değerlendirme ister. Karar, olası ek şartlarla bildirim yetkisine dayanmanın istisnai olarak kabul edilemezliğini ayırır. Buradan her sona erdirmenin ağır bir neden gerektirdiği sonucunu çıkarmayın. Sözleşmenize hangi ölçütün uygulandığını ve hangi olguların bu değerlendirmede gerçekten önemli olduğunu belirletin.

4. Bağımlılığı ve yatırımları ortaya koyun

İş birliğinin süresini, münhasırlığı ve karşılıklı vaatleri not edin. Bu ilişki için özel makine, stok veya eğitim alındı mı? Bunu kim istedi ve yatırımın geri kazanılması hakkında ne söylendi? İlk yazışmaları saklayın. Sonradan ileri sürülen bağımlılık, yalnızca cironun bir yüzdesi yerine tutarlar, tarihler ve somut anlaşmalarla daha iyi değerlendirilebilir.

Alternatifleri ve geçişin makul olarak gerektirdiği zamanı da inceleyin. Bu, daha uzun bildirim süresini garanti etmez; hukuki değerlendirme ve pratik müzakere için bilgi sağlar. Sona ermenin kendisinden kaynaklanan zararı, çok kısa veya hatalı sona erdirmenin maliyetlerinden ayırın. Tazminat önermeden veya istemeden önce danışmanınızdan bu dayanakları ayrı tutmasını isteyin.

5. Uygulanabilir bir geçiş tasarlayın

Devam eden siparişleri, garantileri, servisi ve aktarılacak verileri listeleyin. Geçişte desteği kim, hangi ücretle verecek? Yazılım, müşteri verisi veya ürün tasarımları gerekli kalıyorsa erişim somut biçimde düzenlenmelidir. Derhâl kapatma bildiren mektup, tarafların kalan yükümlülükleri varsa yeni çatışma yaratabilir.

Personel ve müşterilere yapılacak iletişimi, karşı tarafın anlatımınızı zaten kabul ettiğini ima etmeden düzenleyin. Gizliliği ve kullanım haklarını gözetin. Hangi malların geri verilmesi gerektiğini ve teslimin nasıl kaydedileceğini kontrol edin. Ortak tasfiye anlaşması belirsizliği azaltabilir; ancak hangi taleplerin kapandığını ve hangilerinin açık kaldığını belirleyin.

6. Açık beyan gönderin ve itiraza cevap verin

Doğru sözleşmeyi, sona erdirme dayanağını ve amaçlanan bitiş tarihini belirtin. Sözleşmedeki bildirim kurallarına ve teslim alma deliline dikkat edin. Bitiş tarihi belirsizse konumunuzu nasıl ifade edeceğinizi değerlendirtin; kendi oluşturduğunuz alternatif tarih dizisi aksine belirsizlik yaratabilir. Fiilen gönderilen sürümü bütün ekleriyle saklayın.

Karşı taraf bildirimin geçersiz olduğunu söylüyorsa hangi edimi hâlâ beklediğini ve hangi acil risklerin oluştuğunu hemen inceleyin. Sona erdirme uyuşmazlığı ayrı bir ödeme veya teslim sorununa yol açabilir. Müzakereler her şeyi otomatik askıya almaz. Somut sorunun hedefli anlaşma, geçici tedbir veya esas davasıyla çözülmesi gerekip gerekmediğini avukatınızla görüşün.

7. Kurgusal örnek: tek müşteri için özel ambalaj

Bir üreticinin yıllardır büyük bir müşteriye özel ambalaj sağladığını düşünün. Müşteri kısa bir hükme dayanarak gelecek hafta başka tedarikçiye geçmek ister. Üretici yakın zamanda istek üzerine uyarlanmış makine satın almıştır; fakat taraflar yatırım sırasında verilen sözlerde anlaşamaz. Bu arada onaylanmış siparişler de beklemektedir.

Yararlı hazırlık, sözleşmeyi, yatırım mesajlarını ve açık siparişleri toplar. Ardından sözleşmesel düzenleme ve olası ek koşullar değerlendirilebilir, geçiş görüşülebilir. Bu kurgusal örnek sabit tazminata veya devamlılığa hak vermez. Yalnızca uzun süredir birlikte çalışıldığını söylemekten daha önemli olan olguları gösterir.

8. Bildirim danışmanlığı için kontrol listesi

En yakın bildirim tarihini geçmeden haber verin. İletişim ve açık yükümlülükler için somut planla birlikte sözleşme dayanağının ve uygulamanın değerlendirilmesini isteyin. Olası anlaşmayı mali ve operasyonel düzenlemelerle uyumlu hâle getirin.

• Çerçeve sözleşme, şartlar, değişiklikler ve yenilemeler.
• Süre, bildirim hükmü ve kontrol edilebilir tarih hesabı.
• İlişkinin süresi, münhasırlık, yatırımlar ve ilk vaatler.
• Devam eden siparişler, destek, stok ve gerekli veri aktarımı.
• İstenen bitiş tarihi, alınan itirazlar ve tasfiye önerisi.